Verantwoordelijkheden van de klant tegenover de tolk
In het kort: Een soepele tolksessie begint met een goede voorbereiding. Deze richtlijnen — gebaseerd op ISO 18841:2018 — helpen je de juiste omstandigheden te creëren, zodat je tolk het best mogelijke resultaat kan leveren.
Van toepassing in Nederland, België, Duitsland, Luxemburg en Frankrijk
Een goede voorbereiding door de klant leidt tot betere tolkdiensten voor iedereen.
Waarom deze richtlijnen belangrijk zijn
Tolken is een samenwerking. De tolk brengt taalvaardigheid, opleiding en professionaliteit mee — maar de kwaliteit van de sessie hangt net zo goed af van wat de klant aanreikt. Een rustige ruimte, duidelijke briefingmaterialen en een realistische tijdsplanning kunnen het verschil maken tussen een goede en een uitstekende sessie.
De onderstaande richtlijnen zijn ontleend aan ISO 18841:2018, de internationale norm voor tolkdiensten. Bij Tolk2Go volgen we deze richtlijnen om een soepele, veilige en professionele ervaring te garanderen voor iedereen die erbij betrokken is — klanten, tolken en de mensen die afhankelijk zijn van de vertolking.
De zeven verantwoordelijkheden van de klant
1. Zorg voor geschikte werkomstandigheden
De omstandigheden kunnen per opdracht verschillen, maar minimaal moet de klant:
- Zorgen voor een goede infrastructuur en het gespreksverloop in goede banen leiden
- Zorgen voor een geschikte werkomgeving — rustige ruimtes, goed werkende technologie, voldoende ventilatie
- Het juiste aantal tolken aanvragen op basis van de aard en de duur van de opdracht (simultaantolken vereist altijd minimaal twee tolken)
- Zorgen dat de werkomgeving veilig is, zodat de tolk kan werken zonder risico voor de persoonlijke veiligheid
- De tolk toestaan om elke gevaarlijke situatie zonder nadelige gevolgen te verlaten wanneer de persoonlijke veiligheid op het spel staat
- Voldoende tijd inplannen — consecutieftolken duurt doorgaans langer dan simultaantolken
- De tolk informeren over eventuele bekende risico’s en schriftelijke informatie verstrekken over veiligheidsmaatregelen, procedures en vereiste kleding of uitrusting
- Passende pauzes inplannen en bieden tijdens de opdracht
2. Duidelijke voorwaarden afspreken
Wanneer een tolk wordt ingeschakeld, moet de klant de voorwaarden van de werkrelatie duidelijk vastleggen en documenteren. Dit omvat de omvang van de opdracht, de verwachte duur, annuleringsvoorwaarden en eventuele specifieke vereisten. Op Tolk2Go maken deze voorwaarden deel uit van het boekingsproces — zichtbaar en overeengekomen voordat de opdracht begint.
3. Gedetailleerde opdrachtinformatie verstrekken
Om tolkwerk van hoge kwaliteit te waarborgen, geef je de tolk zoveel mogelijk achtergrondinformatie. Dit omvat onder meer:
- Algemene informatie over de opdracht en de vertrouwelijkheid ervan, inclusief eventuele gevoelige informatie die aan bod kan komen
- Eventuele teksten die ter plekke vertaald moeten worden (à vue), plus beschikbare woordenlijsten, notities van sprekers en presentaties ter ondersteuning van de voorbereiding
- Administratieve gegevens: het volledige adres van de locatie, de verwachte aankomsttijd, relevante contactgegevens en de datum en tijd van eventuele voorbesprekingen
4. Binnen de afgesproken termijn betalen
De klant dient de betalingsvoorwaarden na te leven overeenkomstig de overeenkomst of voorwaarden die zijn afgesproken met Tolk2Go. Tijdige betaling is essentieel om een professionele relatie te behouden en te zorgen dat tolken beschikbaar blijven voor toekomstige opdrachten.
5. Opnames of uitzendingen melden
Als het tolkwerk wordt opgenomen of uitgezonden — bijvoorbeeld via livestreaming — moet de tolk hiervan vooraf op de hoogte worden gebracht om toestemming te krijgen en eventuele extra kosten te bespreken. Dit geldt voor video-opnames, audio-opnames, webinarplatforms en elke vorm van herverspreiding.
6. De aard van tolkwerk begrijpen
Het resultaat van tolkwerk kan niet rechtstreeks worden vergeleken met een schriftelijke vertaling of nasynchronisatie. Live, realtime vertolken vraagt om beslissingen in een fractie van een seconde die verschillen van het weloverwogen proces van schriftelijk vertalen. De klant dient dit onderscheid te erkennen. De tolk kan om een disclaimer vragen die deze realiteit weerspiegelt.
7. Aansprakelijkheidsoverwegingen
Klanten moeten tolken vrijwaren van aansprakelijkheid die voortvloeit uit een verkeerde interpretatie van de inhoud of misverstanden, vooral wanneer:
- De technische omstandigheden niet voldoen aan wat door de tolk is gevraagd of in de relevante ISO-normen is vastgelegd
- Er een geschil ontstaat over getolkte inhoud waarbij de tolk de professionele standaarden en beste praktijken heeft gevolgd
Hoe Tolk2Go je helpt alles goed te regelen
Wanneer je boekt via Tolk2Go, vraagt het platform je om de belangrijkste gegevens in te vullen — datum, tijd, locatie, onderwerp en eventuele speciale vereisten. Deze informatie gaat voorafgaand aan de opdracht rechtstreeks naar de tolk.
Zodra een boeking is bevestigd, kun je rechtstreeks communiceren met de tolk om voorbereidingsmateriaal, woordenlijsten, presentaties of specifieke instructies te delen.
Alle kosten, annuleringsvoorwaarden en bepalingen zijn zichtbaar voordat je een boeking bevestigt. Geen verborgen voorwaarden, geen verrassingen achteraf.
Voordat je boekt, kun je de kwalificaties, sectorervaring en klantbeoordelingen van de tolk bekijken. Kies iemand die aansluit bij de vereisten van jouw specifieke opdracht.
Snelle checklist voor je opdracht
- Rustige, geschikte ruimte — zorg dat de tolk zonder afleidingen kan horen en gehoord kan worden
- Werkende technologie — test audio, video en schermdelen voordat de sessie begint
- Materiaal vooraf delen — stuur presentaties, agenda’s, woordenlijsten of dossiers vooraf door
- Realistische tijdsplanning — houd rekening met extra tijd voor consecutief tolken; plan pauzes in bij langere sessies
- Veiligheidsinformatie — als de opdracht plaatsvindt in een fabriek, op een bouwplaats of in een andere risicovolle omgeving, licht de tolk dan in over de veiligheidsprocedures
- Duidelijk aanspreekpunt — zorg dat de tolk weet met wie er bij aankomst en tijdens de sessie contact kan worden opgenomen
Veelgestelde vragen
Waarom moet ik voorbereidingsmateriaal aan de tolk verstrekken?
Tolken is een zeer veeleisende cognitieve taak. Wanneer tolken vooraf woordenlijsten, presentaties of achtergronddocumenten ontvangen, kunnen zij terminologie en context voorbereiden — wat de nauwkeurigheid en kwaliteit van het tolkwerk direct verbetert. Zelfs een beknopte agenda of namenlijst helpt al.
Hoeveel tolken heb ik nodig?
Voor consecutief tolken (vergaderingen, consulten, afspraken) is één tolk meestal voldoende. Voor simultaantolken (conferenties, evenementen, webinars) zijn minimaal twee tolken per talencombinatie vereist — zij wisselen elkaar elke 20 tot 30 minuten af om de nauwkeurigheid te behouden. Voor opdrachten die langer duren dan een hele dag kunnen drie tolken worden aanbevolen.
Wat als de opdracht plaatsvindt in een mogelijk onveilige omgeving?
Informeer de tolk vooraf over alle bekende risico’s — fabrieksvloeren, bouwplaatsen, detentiecentra of situaties waarin emotionele belasting waarschijnlijk is. Zorg voor schriftelijke veiligheidsinstructies en eventueel benodigde beschermende kleding of uitrusting. De tolk heeft het recht om een gevaarlijke situatie zonder consequenties te verlaten.
Mag ik de tolksessie opnemen of uitzenden?
Alleen met voorafgaande toestemming van de tolk. Als je van plan bent om de getolkte inhoud op te nemen, te livestreamen of verder te verspreiden, meld dit dan vóór de opdracht aan de tolk. Hieraan kunnen extra kosten verbonden zijn. Maak nooit opnamen zonder de tolk eerst in te lichten.
Is tolken hetzelfde als schriftelijk vertalen?
Nee. Tolken gebeurt in realtime — de tolk luistert, verwerkt en spreekt binnen enkele seconden. Schriftelijk vertalen biedt tijd voor onderzoek, herziening en afwerking. De uitkomsten zijn van verschillende aard en kunnen niet direct met elkaar worden vergeleken. ISO 18841 erkent dit onderscheid uitdrukkelijk.
Wat zijn mijn betalingsverplichtingen?
Betalingsvoorwaarden worden vastgesteld op het moment van boeking en zijn zichtbaar op het platform. Opdrachtgevers dienen deze voorwaarden na te komen zoals overeengekomen. Op Tolk2Go zijn alle kosten — tolktarief, voorbereidingskosten, reiskosten — transparant voordat je de boeking bevestigt.
Waar vind ik meer informatie over het samenwerken met tolken?
Bezoek de FAQ-pagina voor algemene vragen over hoe Tolk2Go werkt. Neem voor specifieke vragen over je opdracht rechtstreeks contact met ons op — het team helpt je graag verder.
Ontdek meer
Stap-voor-stapgids voor klanten die nog nooit een tolk hebben geboekt.
Wanneer je realtime vertolking nodig hebt voor conferenties en evenementen.
De realtime matchingtechnologie achter het platform.
Hoe Tolk2Go kwaliteit en professionaliteit garandeert bij elke opdracht.