Verantwoordelijkheden van de opdrachtgever ten opzichte van de tolk
Kort gezegd: een soepele tolkopdracht begint met een goede voorbereiding. Deze richtlijnen – gebaseerd op ISO 18841:2018 – helpen je om de juiste omstandigheden te creëren, zodat je tolk het best mogelijke resultaat kan leveren.
Geldt voor Nederland, België, Duitsland, Luxemburg en Frankrijk
Een goede voorbereiding door de opdrachtgever leidt tot beter tolken voor iedereen.
Waarom deze richtlijnen belangrijk zijn
Tolken is een samenwerking. De tolk zorgt voor taalvaardigheid, opleiding en professionaliteit — maar de kwaliteit van de sessie hangt net zo goed af van wat de klant bijdraagt. Een rustige ruimte, duidelijk briefingmateriaal en een realistische tijdsplanning kunnen het verschil maken tussen een goede en een geweldige sessie.
De onderstaande richtlijnen zijn ontleend aan ISO 18841:2018, de internationale norm voor tolkdiensten. Bij Tolk2Go volgen we deze richtlijnen om een soepele, veilige en professionele ervaring te garanderen voor alle betrokkenen – klanten, tolken en de mensen die op de vertolking vertrouwen.
De zeven verantwoordelijkheden van de klant
1. Zorg voor geschikte werkomstandigheden
De omstandigheden kunnen per opdracht verschillen, maar de klant moet minimaal:
- Zorgen voor goede infrastructuur en het gesprek in goede banen leiden
- Zorgen voor een geschikte werkomgeving — rustige ruimtes, goed werkende apparatuur, voldoende ventilatie
- Het juiste aantal tolken aanvragen, afhankelijk van de aard en de duur van de opdracht (voor simultaantolken zijn altijd minstens twee tolken nodig)
- Ervoor zorgen dat de werkomgeving veilig is, zodat de tolk kan werken zonder risico voor zijn of haar persoonlijke veiligheid
- De tolk toestaan om zonder sancties een gevaarlijke situatie te verlaten als zijn of haar veiligheid in het geding is
- Zorg voor voldoende tijd — consecutief tolken duurt doorgaans langer dan simultaan tolken
- Breng de tolk op de hoogte van alle bekende risico’s en geef schriftelijke informatie over veiligheidsmaatregelen, procedures en eventuele vereiste kleding of uitrusting
- Plan en zorg voor passende pauzes tijdens de opdracht
2. Stel duidelijke voorwaarden vast
Wanneer je een tolk inhuurt, moet je de voorwaarden van de samenwerking duidelijk vastleggen en op papier zetten. Dit omvat de omvang van de opdracht, de verwachte duur, annuleringsvoorwaarden en eventuele specifieke vereisten. Op Tolk2Go maken deze voorwaarden deel uit van het boekingsproces — ze zijn zichtbaar en worden overeengekomen voordat de opdracht begint.
3. Geef gedetailleerde informatie over de opdracht
Om tolken van hoge kwaliteit te garanderen, geef je de tolk zoveel mogelijk achtergrondinformatie. Dit omvat:
- Algemene informatie over de opdracht en hoe gevoelig deze is, inclusief eventuele gevoelige informatie die aan bod zou kunnen komen
- Eventuele teksten die ter plekke vertaald moeten worden, plus beschikbare woordenlijsten, aantekeningen van de spreker en presentaties om de voorbereiding te vergemakkelijken
- Praktische details: het volledige adres van de locatie, de verwachte aankomsttijd, relevante contactgegevens en de datum en tijd van eventuele voorbereidingsbijeenkomsten
4. Betaal binnen de afgesproken termijn
De klant dient zich te houden aan de betalingsvoorwaarden zoals vastgelegd in de overeenkomst of de opdrachtvoorwaarden die zijn afgesproken met Tolk2Go. Tijdige betaling is essentieel voor het onderhouden van een professionele relatie en om ervoor te zorgen dat tolken beschikbaar blijven voor toekomstige opdrachten.
5. Geef door als er opnames of uitzendingen zijn
Als het tolken wordt opgenomen of uitgezonden — bijvoorbeeld via livestreaming — moet de tolk hiervan van tevoren op de hoogte worden gesteld om toestemming te krijgen en eventuele extra kosten te bespreken. Dit geldt voor video-opnames, audio-opnames, webinarplatforms en elke vorm van herverspreiding.
6. Begrijp de aard van tolkwerk
Het resultaat van tolken is niet direct te vergelijken met een schriftelijke vertaling of nasynchronisatie. Bij live, realtime taaloverdracht moet je in een fractie van een seconde beslissingen nemen, wat heel anders is dan het weloverwogen proces van schriftelijk vertalen. De klant moet dit verschil erkennen. De tolk kan vragen om een disclaimer waarin deze realiteit wordt weergegeven.
7. Aansprakelijkheidsoverwegingen
Opdrachtgevers moeten tolken vrijwaren van aansprakelijkheid die voortvloeit uit verkeerde interpretaties van de inhoud of misverstanden, vooral wanneer:
- De technische omstandigheden niet voldoen aan de eisen van de tolk of aan de relevante ISO-normen
- Er een geschil ontstaat over de geïnterpreteerde inhoud, terwijl de tolk de professionele normen en beste praktijken heeft gevolgd
Hoe Tolk2Go je helpt om het goed te doen
Als je via Tolk2Go boekt, vraagt het platform je om de belangrijkste gegevens in te vullen: datum, tijd, locatie, onderwerp en eventuele speciale vereisten. Deze informatie wordt vóór de opdracht direct aan de tolk doorgegeven.
Zodra een boeking is bevestigd, kun je rechtstreeks met de tolk communiceren om voorbereidingsmateriaal, woordenlijsten, presentaties of specifieke instructies te delen.
Alle kosten en annuleringsvoorwaarden zijn zichtbaar voordat je een boeking bevestigt. Geen verborgen voorwaarden, geen verrassingen achteraf.
Voordat je boekt, kun je de kwalificaties, branche-ervaring en klantbeoordelingen van de tolk bekijken. Kies iemand die past bij de eisen van jouw specifieke opdracht.
Korte checklist voor je opdracht
- Rustige, geschikte ruimte — zorg ervoor dat de tolk kan horen en gehoord kan worden zonder afleiding
- Werkende apparatuur — test audio, video en het delen van het scherm voordat de sessie begint
- Materiaal van tevoren delen — stuur presentaties, agenda’s, woordenlijsten of dossiers alvast door
- Realistische tijdsplanning — houd rekening met extra tijd voor consecutief tolken; plan pauzes in bij langere sessies
- Veiligheidsinformatie — als de opdracht plaatsvindt in een fabriek, op een bouwplaats of in een andere risicovolle omgeving, breng de tolk dan op de hoogte van de veiligheidsprocedures
- Duidelijk aanspreekpunt — zorg ervoor dat de tolk weet met wie hij of zij contact moet opnemen bij aankomst en tijdens de sessie
Veelgestelde vragen
Waarom moet ik de tolk voorbereidingsmateriaal geven?
Tolken is een cognitief zeer veeleisende taak. Als tolken van tevoren woordenlijsten, presentaties of achtergronddocumenten krijgen, kunnen ze zich voorbereiden op de terminologie en context — wat de nauwkeurigheid en kwaliteit van de vertolking direct ten goede komt. Zelfs een korte agenda of een lijst met namen helpt al.
Hoeveel tolken heb ik nodig?
Voor consecutief tolken (vergaderingen, consultaties, afspraken) is één tolk meestal voldoende. Voor simultaantolken (conferenties, evenementen, webinars) zijn minimaal twee tolken per talencombinatie nodig — zij wisselen elkaar om de 20 tot 30 minuten af om de nauwkeurigheid te waarborgen. Voor opdrachten die langer duren dan een hele dag, kunnen drie tolken worden aanbevolen.
Wat als de opdracht plaatsvindt in een potentieel onveilige omgeving?
Breng de tolk van tevoren op de hoogte van bekende risico’s — fabrieksvloeren, bouwplaatsen, detentiecentra of situaties waarin emotionele stress waarschijnlijk is. Geef schriftelijke veiligheidsinstructies en zorg voor de benodigde beschermende kleding of uitrusting. De tolk heeft het recht om een gevaarlijke situatie te verlaten zonder dat dit gevolgen heeft.
Mag ik de tolkopname opnemen of uitzenden?
Alleen met voorafgaande toestemming van de tolk. Als je van plan bent de getolkte inhoud op te nemen, live te streamen of verder te verspreiden, breng de tolk dan vóór de opdracht op de hoogte. Hieraan kunnen extra kosten verbonden zijn. Neem nooit iets op zonder de tolk eerst te informeren.
Is tolken hetzelfde als schriftelijk vertalen?
Nee. Tolken gebeurt in realtime — de tolk luistert, verwerkt en spreekt binnen enkele seconden. Bij schriftelijke vertaling is er tijd voor onderzoek, revisie en bijschaven. De resultaten zijn van verschillende aard en mogen niet rechtstreeks met elkaar worden vergeleken. ISO 18841 erkent dit onderscheid expliciet.
Wat zijn mijn betalingsverplichtingen?
De betalingsvoorwaarden worden bij de boeking vastgelegd en zijn zichtbaar op het platform. Klanten moeten zich aan deze afspraken houden. Op Tolk2Go zijn alle kosten – tolkentarief, voorbereidingskosten, reiskosten – transparant voordat je de boeking bevestigt.
Waar vind ik meer informatie over het werken met tolken?
Ga naar de pagina met veelgestelde vragen voor algemene vragen over hoe Tolk2Go werkt. Voor specifieke vragen over je opdracht kun je rechtstreeks contact met ons opnemen — het team helpt je graag verder.
Ontdek meer
Stapsgewijze handleiding voor klanten die nog nooit een tolk hebben geboekt.
Als je realtime vertolking nodig hebt voor conferenties en evenementen.
De realtime matchingtechnologie achter het platform.
Hoe Tolk2Go bij elke opdracht kwaliteit en professionaliteit garandeert.