Het eerste volledig online tolkenbureau

Veelgestelde vragen (FAQ) voor de Tolk2Go support teams

• Een klant of tolk vraagt hoe te annuleren?
  Zowel klanten als tolken kunnen de bestelling zelf annuleren via de website, met opgaaf van reden. Als dit niet lukt, moet de klant of tolk een e-mail sturen naar [email protected]. Als de klant of tolk niet kan e-mailen, moet SMART ons zo snel mogelijk per e-mail informeren. Vraag altijd naar de reden van annulering.
  
  
• Een klant wil binnen 48 uur voor de afspraakraal annuleren of de afspraakdatum en -tijd wijzigen
  De annulering moet betaald worden. Een geannuleerde afspraak moet worden terugbetaald, zelfs als ze een nieuwe afspraak met dezelfde tolk willen inplannen. Dit wordt beschouwd als een annulering. De tolk heeft tijd gereserveerd en heeft geen andere opdrachten kunnen aannemen. Dit geldt ook als ze de afspraak willen verzetten. De tolk heeft inkomsten verloren door de geannuleerde afspraak. Bovendien vermelden de e-mails die ze van ons ontvangen de 48-uurs annuleringsregel.
  
  
• Een klant heeft de betalingsmail niet ontvangen
  Vraag de klant om zijn/haar spambox te controleren. Als de klant het bericht nog steeds niet heeft ontvangen, kan Tolk2Go worden gevraagd het nogmaals te versturen. Controleer daarnaast het e-mailadres in ons beheerpaneel om te controleren of het hetzelfde is als het e-mailadres dat door de klant is gebruikt.
  
  
• Een klant vraagt om een bewijs van beëdiging, of een tolk beëdigd is.
  In de categorieën "Advocaat/rechtbank" en "Notaris (passeren van akten)" zijn tolken altijd beëdigd. In deze en andere gevallen kunnen klanten op de website in het profiel van de tolk zien of de tolk beëdigd is. In deze schermafbeeldingen kun je zien waar je deze informatie kunt vinden: schermafbeelding 1 & schermafbeelding 2.
  
  
• Een klant belt omdat het te betalen bedrag veel hoger is dan op de website.
  Particuliere klanten moeten vooraf betalen, meestal inclusief een aanbetaling. Contactgegevens worden pas na betaling verstrekt. Dit geldt echter niet voor bedrijven en organisaties, tenzij eerdere facturen onbetaald zijn gebleven. Het is belangrijk om te weten dat bedrijven alleen vooraf hoeven te betalen als ze geen KvK-nummer en/of BTW-nummer hebben, of geen tolverzoeken indienen met een bedrijfsmail, geen website hebben of als we hun contactgegevens nergens kunnen vinden. Dit helpt de integriteit van de transactie te waarborgen en ervoor te zorgen dat alle partijen verantwoordelijk kunnen worden gehouden.
  
  
• Een klant wil een tolaanvraag wijzigen
  De klant moet een nieuw verzoek indienen en vervolgens zelf het oude, onjuiste verzoek verwijderen. Als de klant niet zeker weet hoe hij de oude aanvraag moet verwijderen, kunnen wij dit op verzoek van de klant doen. Als het adres van de tolkdienst moet worden gewijzigd, maar nog steeds in dezelfde stad is, kunnen we deze wijziging na de boeking voor de klant doorvoeren.
  
  
• Een klant wil een geboekte tolkdienst wijzigen
  Op verzoek kunnen we deze wijzigen. Houd er rekening mee dat als een tolkdienst al geboekt is, de klant eerst aan de tolk moet vragen of hij/zij beschikbaar is voor de gewijzigde tijd of datum. Zo ja, dan kunnen we de wijziging doorvoeren.
  
  
• Data van geboekte tolkdienst binnen 48 uur wijzigen
  Als de tolk of de klant de locatie, datum of tijd van de geboekte tolkdienst wil wijzigen, moeten ze rechtstreeks contact opnemen met Tolk2Go via e-mail. Als junior partner ben je niet gemachtigd om deze wijzigingen te bevestigen of te weigeren. Alle verzoeken voor wijzigingen binnen 48 uur moeten via e-mail naar Tolk2Go worden gestuurd.
  
  
• Extra opdrachten na voltooiing van een boeking
  Als een klant een extra dienst wil inplannen nadat een opdracht is afgelopen, dan zijn er twee eenvoudige manieren om dit te doen: 1) De klant kan teruggaan naar de oorspronkelijke opdracht in zijn account en klikken op de knop 'Boek me opnieuw'. Hierdoor wordt automatisch een nieuwe boeking gestart. 2) De klant of tolk kan ons ook rechtstreeks een e-mail sturen met de details van de aanvullende opdracht. Na ontvangst van de e-mail maken we meteen een nieuwe geboekte tolkdienst aan voor de tolk en de klant. ... Beide methoden zorgen ervoor dat de administratie correct wordt bijgehouden en dat zowel de klant als de tolk correct worden gefactureerd voor de extra dienst.
  
  
• Vereisten van de klant in de functieomschrijving
  Hoewel klanten vrij zijn om specifieke eisen op te nemen in de opdrachtomschrijving, is het belangrijk om te benadrukken dat onze offerte alleen de tolkdiensten dekt zoals aangegeven in de tolkaanvraag. Wij, Tolk2Go, leveren alleen tolkdiensten. Als een klant bijvoorbeeld vertaling nodig heeft, moet dit apart besproken en onderhandeld worden met de tolk, die hiervoor extra kosten in rekening kan brengen. Tolk2Go komt hier niet tussen. Bovendien, als de klant bijvoorbeeld aangeeft dat hij een tolk nodig heeft voor drie dagen, maar de tolkaanvraag is maar voor één dag, dan dekt de offerte die we sturen alleen die ene dag. Het is belangrijk dat klanten hun tolkaanvragen nauwkeurig indienen om verwarring te voorkomen en ervoor te zorgen dat de offertes correct zijn. Als de klant de tolkdienst voor meer dagen nodig heeft, moet hij of zij een nieuwe tolkaanvraag indienen voor de extra dagen.
  
  
• Klant vraagt of aanvraag is doorgekomen
  Als een klant vraagt of een aanvraag is doorgekomen, kun je dit controleren in ons administratiepaneel. Vraag de klant om zijn/haar e-mailadres en/of T2G-nummer. De klant ontvangt een bevestigingsmail van de interpretatieaanvraag. Vraag de klant ook om zijn/haar spambox te controleren.
  
  
• Klant heeft problemen op de website
  Ondervindt een klant problemen op onze website? Probeer dan zo goed mogelijk te helpen! Vraag de klant wat het probleem precies is en welke browser en besturingssysteem (Mac of Windows) hij/zij gebruikt. Vraag vervolgens naar de details van de geplande afspraak (zoals locatie, tijd, duur, taal en de situatie) en naar de persoonlijke gegevens van de klant, zoals zijn voornaam, achternaam, mobiele nummer en e-mailadres. Met deze informatie kunnen we dan handmatig een aanvraag indienen voor de klant. De klant kan al deze informatie ook e-mailen naar [email protected].
  
  
• Klant weet wachtwoord niet of problemen met wachtwoord
  Je wachtwoord is hetzelfde als je e-mailadres. Je kunt je wachtwoord wijzigen in je profiel. Ga eerst naar de knop 'Aanmelden' en klik dan op 'Klantinvoer', die je rechtsboven op onze website kunt vinden. Voer daar je e-mailadres in. Daarna kun je je wachtwoord invoeren. Mocht je je wachtwoord vergeten zijn, dan kun je op die pagina eenvoudig een wachtwoord-reset aanvragen.
  
  
• Last-minute tolk dringend nodig
  Geef aan wanneer je op het laatste moment een tolk nodig hebt: Tolk2Go kan efficiënt en snel een tolk voor je vinden via onze website. Dit komt omdat ons systeem veel tolken tegelijk kan bereiken, zodat we niet elke tolk afzonderlijk hoeven te bellen. Ons systeem werkt daarom efficiënter en sneller dan mensen. Vergelijk het een beetje met Airbnb of Uber: je belt ze niet om een woning of taxi te boeken, je gebruikt gewoon hun website of app. Stel de klant gerust door te zeggen dat onze website echt in staat is om hun probleem op te lossen. We hebben hier ervaring mee en ons systeem kan dit perfect aan, zelfs beter dan een mens. Als er dringend een tolk nodig is, voeren we een zogenaamde 'boost' uit en sturen we e-mails en notificaties naar de tolken. Daarnaast zijn we ook open buiten kantooruren, inclusief 's avonds, in het weekend en op feestdagen. Vertel de klant dus dat ze ook buiten kantooruren een e-mail kunnen ontvangen en dat ze de tolk dan kunnen en moeten boeken.
  
  
• Nog geen tolk beschikbaar
  Informeer de klant dat je een 'Boost'-actie gaat houden en dat je extra sms'jes naar tolken gaat sturen. Leg uit dat een 'Boost' betekent dat de aanvraag naar meerdere tolken tegelijk wordt gestuurd. Vermeld ook dat de tolken meldingen zullen ontvangen op hun Tolk2Go tolk-app.
  
  
• Pro-deo
  We leveren geen tolken voor pro-deo rechtszaken.
  
  
• Simultaan tolken
  Voor simultaantolken bij sessies die langer duren dan 20-30 minuten is een tweede tolk nodig. De reden hiervoor is de intensiteit van de taak, aangezien de tolk tegelijkertijd moet luisteren, vertalen en spreken. De tolken wisselen elkaar daarom af. Na elke periode van 20-30 minuten actief tolken heeft een simultaantolk minstens 15 minuten pauze nodig om op te laden.
  
  
• Schrijftolken/typetolken/gebarentolken
  We bieden geen diensten aan van schrijftolken, typetolken of gebarentaaltolken.
  
  
• T2G-nummer is nergens te vinden
  Vraag de klant om zijn e-mailadres.
  
  
• Vertalingen van documenten
  Raadpleeg urgentvertalen.nl.
  
  
• Praat met de tolk voordat je betaalt
  Het is heel eenvoudig: wij doen dit NIET. De particuliere klant moet eerst vooraf betalen, inclusief de aanbetaling. Pas daarna kan de klant met de tolk praten.
  
  
• Zakelijke klant wil tolk spreken voor boeking
  Meestal zijn dit algemene vragen die we kunnen beantwoorden. Leg uit dat al onze tolken worden gecontroleerd op taalvaardigheid en tolkencertificering. De klant kan het profiel van de tolk lezen, waarin staat of de tolk alleen bevoegd is of ook beëdigd. Wij controleren dit, wat een van de belangrijke taken van een tolkenbureau is. We werken alleen met professionele tolken. Leg uit dat het voor een tolk moeilijk is om zonder boeking te spreken, omdat hij/zij dan andere afspraken moet verzetten terwijl hij/zij mogelijk andere opdrachten heeft. Aangeven dat de klant een tolk kan boeken, met de tolk kan spreken en vervolgens de boeking kan annuleren, zolang dit meer dan 48 uur voor aanvang van de opdracht gebeurt. Als de annulering binnen 48 uur voor de opdracht plaatsvindt, moet de klant wel de volledige kosten betalen.
  
  
• Aanmelden als tolk
  Vertel ons dan het volgende: Bedankt voor je interesse in Tolk2Go. Als freelance tolk kun je je bij ons inschrijven via deze link "https://www.tolk2go.com/interpreter/#/register". Ben je beëdigd in Nederland (Rbtv) of in België (FOD Justitie), dan wordt je inschrijving op Tolk2Go zonder meer goedgekeurd. Als je niet beëdigd bent, vragen we je om scans van relevante diploma's of andere documenten die je taal- en tolkvaardigheden aantonen. Als je geen tolkendiploma's hebt, willen we ook graag een overzicht van je werkervaring. Je kunt je werkervaring aantonen met referenties, verklaringen en urenstaten van je werk of klanten, of je kunt zelf een overzicht van je werkervaring maken. Je kunt het beste je ervaring van minimaal 100 tolkuren in de afgelopen 5 jaar vastleggen in een spreadsheet. Voeg geen inhoudelijke en vertrouwelijke informatie over opdrachten of klanten toe. Let op: Zonder Wbtv-nummer of FOD-Justitie nummer als tolk voor een specifieke taal mag je geen tolkdiensten aanbieden aan een notaris, rechtbank of advocaat. Alle andere specialisaties mag je dan wel aanbieden.
  
  
• Problemen met de app of het niet afmaken van de opdracht.
  Vraag de tolk eventueel een e-mail te sturen naar [email protected]. Daar wordt de tolk verder geholpen.
  
  
• Tolk wil alleen per telefoon/videogesprek tolken
  Een tolk kan aangeven binnen welke straal van haar standplaats ze bereid is te tolken. Als de tolk de straal op NUL zet, betekent dit in feite dat ze alleen telefonisch beschikbaar is.
  
  
• Tolk vraagt om klantgegevens
  De tolk ontvangt een aparte e-mail met klantgegevens, met als onderwerpregel: "Klantgegevens tolkopdracht T2G-000000". Deze e-mail bevat de contactgegevens van de klant. Ter informatie: Particuliere klanten dienen vooraf te betalen, waarna ze de contactgegevens van elkaar ontvangen.
  
  
• Tolk kan klant niet bereiken
  Als een tolk een klant niet kan bereiken, kan dit komen door ziekte of afwezigheid van de klant. Vraag de tolk of hij/zij heeft geprobeerd contact op te nemen met de cliënt via e-mail, WhatsApp, sms en telefoon. Vraag ook of de tolk heeft geprobeerd de klant te bereiken via collega's of door het algemene nummer van het bedrijf te bellen. Instrueer de tolk om beschikbaar te blijven voor de geplande opdracht en aanwezig te zijn. Als de klant niet komt opdagen, wordt dit beschouwd als een annulering en worden de bijbehorende kosten in rekening gebracht bij de klant.
  
  
• Tolk boos omdat hij niet gekozen is voor een opdracht
  Sommige tolken kunnen het persoonlijk opvatten als een opdracht niet doorgaat. Helaas hebben we hier geen controle over, omdat de uiteindelijke keuze bij de klant ligt. We kunnen klanten niet dwingen om een tolk te boeken. Wat je wel kunt benadrukken is dat onze tarieven aanzienlijk hoger zijn in vergelijking met andere bureaus. Dit kan het voor tolken aantrekkelijker maken om bij ons te blijven werken.
  
  
• waarom zo weinig opdrachten/aanvragen
  Soms komen er veel aanvragen binnen voor een taal, en soms niet. Dit is de belangrijkste reden voor het gebrek aan aanvragen. Bovendien kun je altijd het profiel van de tolk op de website doornemen om te zien of het er goed uitziet: goede foto, goede stemopname, goede teksten, de juiste talen met de juiste situaties, etc. .... Doe net alsof je zelf klant bent en meer wilt weten over deze tolk. Je vindt de link via Admin Panel > Taskers > de tolk in kwestie > tabblad Algemeen > onderaan. Je kunt ook zien dat we nog klein zijn, maar gestaag groeien. 250% per jaar, dus er komen meer opdrachten ... zeker weten.
  
  
• Over tolkprofielen.
  Als het goed is, heb je wel toegang tot tolken (bij ons heten ze Taskers). Controleer het nog een keer. In zo'n profiel vind je onderaan in het tabblad Algemeen een link naar hun profiel zoals klanten dat op de website zien.